发函询证是在检查单位结算往来款项账目正确性和完整性的基础上，根据有关明细分类账的记录，按用户编制对账单，送交对方单位进行核对。对账单一般一式两联，其中一联作为回单。
如果对方单位核对相符，应在回单上盖章后退回；如果核对不符，则应将不符的情况在回单上注明，或另抄对账单退回，以便进一步清查。企业收到有关单位退回的对账单后，应据以编制“往来账项清查表”，注明核对相符或不符的款项。尤其应注意查明有无双方发生争议的款项、没有希望收回的款项或无法支付的款项，以便及时采取措施，避免坏账损失。
发函询证包括委托外单位加工的物资、委托外单位保管的物资、在途物资等，以及往来款项的清查，主要包括应收款项、应付款项和预收、预付款项等。
