机要文件是指标有“机密”密级的文件、简报、讲话材料，各种资料、报表、刊物，以文字、符号、图形、声、像等形式含有国家重要秘密、泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害的载体；国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级；“绝密”是最重要的国家秘密，泄密会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害；重要程度依次减轻，但都属于绝对不可泄漏的；纸质文件要注意防潮、防虫、防火等等，但在信息化的当代，机要文件更多的是以电子媒介方式存储的；保管人员必须具备优秀的信息素质，有能力应付来自互联网或者内部的数据入侵，做好保密工作，由于机要文件都有一定的保密年限或者遇到战乱、迁移、国家安全需要等；“收文办理”包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等七个程序。
