先对合同进行编号处理;归属于各个部门的合同应有相应部门管理;各部门负责人指派专人对合同进行整理、归档、备案;各部门自行备案后,并报人事行政部统一备案管理;公司需要某份合同时,可以先由人事行政部查询一下,然后再去有关部门调取文件。