《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名。“签发人”是公文格式的18个要素之一，是上行文中的文面格式的必备要素之一。“签发人”的标注要考虑公文的行文关系，同时也要考虑公文文种问题，它的标注通常只能在特定的公文文种中进行。实际上，标注签发人姓名仅仅针对“请示”“报告”“意见”文种的上行文而言。“签发人”是上行文的必备格式要素，它体现的是单位领导人对上级机关负责的一种形式。
《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704—2012，以下简称《格式》）规定“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”《格式》“式样”公文首页版式图有“签发人”标志。带有“签发人”标志的公文首页版式式样，我们习惯上把它称为“上行文格式”。
在公文文种中，“请示”“报告”以及按请示性公文程序和要求办理的“意见”，应该按照“上行文格式”来处理，都要求必须出现“签发人”标识区域，并标注签发人姓名。
