教育局安排插班生需要学生父母或其他监护人向转入学校提出申请，由转入地教育局依据当地规定和学校学位空额等情况安排入学，对于同意接收的转入学校依据转出学校所出具的学生基本信息表，在学籍系统中发起转入申请并上传相关接收证明后核办，转入学校获得其他三方同意信息后，通知学生报到入学。
学校根据转学来的学生的学历和认知程度编入适当的班级叫插班，转学来的学生叫插班生。中小学的个别学生转学后，可以正常编入相应的班级，由于学制不同或使用的教材不同，不能正常编入适当的班级的一般编入下一年级。需要申请插班生可以以学校为单位将申请插班(转学)学生名册和相关资料，在规定的时间交教育局审批，教育局根据就读条件和学校学位空余情况给予审批，审批通过的学生才能安排报到、注册。
