一、行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
二、至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。 “函”的写法同时要注意以下几点：
1、要严格按照公文的格式写“函”。
2、“函”的内容必须专一、集中。 一般来说，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。
3、“函”的内容必须真实、准确。
4、“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题，向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。
5、发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。因此，要求“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊。
6、“函”的结尾，一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语，有时也不用。
