编排和记录公告组成员在编排前必须认真学习竞赛规程和比赛规则，然后进行编排；首先审查报名表，按照竞赛规程规定的参加办法，对各单位的报告单进行审查。发现问题，应立即与当事单位联系，及时解决；其次编排运动员姓名、号码对照表，在报名单中编排运动员号码，然后编写运动员姓名等；学校运动会的编号，可与年级、班级对应起来，号码以四位数组成，第一位数代表年级，第二数代表班级，第三、四位数是运动员的顺序号；最后统计各项目参加比赛人数，为了掌握情况，为分组和编排工作做好准备，需要统计各项目参加比赛的人数，然后填入统计表即可。
