1、了解来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。
2、根据客户的具体情况确定具体的接待规格。 特级接待：中央部、委、局、办和省、市主要领导视察；省级职能部门主要领导视察等。一级接待：区政府主要领导视察；市级党政群机关主要领导视察;区级党政群机关视察等。二级接待：国内中型企业负责人的考察、参观；区级街道部门参观接待等。一般接待：区政府、区街道部门带领的一般人士参观；业内人士质量标准体系等顾问、专家的参观、交流接待等。
3、根据对方意图和实际情况，拟出接待日程安排方案，报请领导批示。
4、根据来宾的身份和其他实际情况，安排具体接待人员、住宿、接待用车、饮食。
5、根据来宾的工作内容，分别作好以下安排： 来宾进行参观或学习交流，根据对方的要求，事先安排好参观行程。通知相关交流人员，准备交流材料，筹备好相关情况介绍、现场演示等各项准备工作。
