1、在举办会议时，会议发起人应将会议的议题以邮件或口头形式传递给参会人员，让参会人员明白会议讨论的主要内容，提前做好准备准备工作。
2、会议发起人不仅要对会议的整个流程做好充分的准备工作，而且还要对在会议可能出现的其它变故做好充分的准备工作，并形成书面材料，同时将会议上要讲的内容提前以邮件形式告知其它参会人员，尽量保证在最短的会议时间内达到最佳的会议效果。
3、在会议进行过程中，要找专人做好完整的会议记录。在会议结束后，将会议记录及最终讨论结果编辑成邮件发送给参会人员。
4、会议结束前，一定要得出会议讨论的结果，是举办会议的最终目的。
